Przygotowanie sali do przeprowadzenia w niej kongresu bywa nierzadko trudne. Trzeba zadbać zarówno o wyposażenie sali, jak również o sprawy organizacyjne. A do tego dochodzą jeszcze dylematy techniczne związane z nagłośnieniem. Wszystko to powinno się zrobić w należytym terminie. Jak sobie z tym poradzić?
Przede wszystkim powinno się zadbać, aby na sali kongresowej wyszukały się odpowiednie meble. Chodzi tu o krzesła dla słuchaczy , a oprócz tego o stoły konferencyjne przy których będą rozmawiać. Te ostatnie mogą byc znacznie dłuższe od zwykłych stolików, ponieważ będzie przy nich siedzieć więcej ludzi. Powinny być jednak rozkladalne, aby móc je po zakończeniu wydarzenia wynieść z sali.
Jeżeli chodzi o kwestie techniczne, to jak już napisano chodzi na przykład o nagłośnienie. Musi być one solidnie podłączone, przetestowane i tak rozstawione, żeby wszystko było doskonale słychać z różnorakich części sali i przy każdym ze stołów, zarówno przy tych ustawionych z przodu, jak i z tył i na krawędziach sali. Najlepiej, żeby zajęła się tym osoba, któa się na tym zna.
Od strony organizacyjnej warto zadbać o to, ażeby sale konferencyjne były zarezerwowane wystarczająco szybko, aby nie było potem zaskoczeń z brakiem wolnych pomieszczeń. Należy także zadbać o to, aby informacja o sympozjum była rozesłana na czas do wszystkich zainteresowanych tym eventem osób. Tak, aby mogli zarezerwować sobie czas i przybyć na miejsce bez niepotrzebnych przeszkód.